Nå skal vi få HF på rett kjøl igjen

Det foregår for tiden en viktig prosess ved fakultetet. Det handler om hvordan vi skal realisere fakultetets strategi innenfor de økonomiske rammene vi har. Utgangspunktet for prosjektet er vår stramme økonomi. I 2013 gikk vi med et underskudd på 2,7 millioner kroner. I tillegg ble den siste resten av fakultetets oppsparte midler på 3,1 millioner kroner brukt opp. Det betyr at vi hadde et merforbruk på 5,8 millioner kroner. Slik kan vi ikke fortsette! I år er derfor budskapet at det budsjettet som vi har satt opp, skal holdes.

Styringsdokument og strategisk personalplan

Så lenge midlene er knappe, er det viktig at vi legger en plan for fremtidig ressursbruk. Disse skal kanaliseres slik at de kan bidra til å utvikle ny kunnskap, gi kvalitet i utdanningen og legge forholdene til rette for formidling. Vi skal dessuten skape oss et handlingsrom som gjør det mulig å skyte inn egne ressurser der dette vurderes som strategisk viktig. Det kan for eksempel dreie seg om støtte til å utvikle nye forskningsprosjekter, eller utvikling av nye undervisningstilbud. Da må den andelen som i dag går til fastlønn, på mer enn 90 prosent, ned. Og det betyr igjen – dersom vi ikke øker inntektene – at vi kritisk skal vurdere stillingsbehovet når medarbeidere slutter eller går av.

Målet med den prosessen vi satte i gang i januar, er derfor todelt. For det første skal vi utarbeide et styringsdokument for den fremtidige ressursbruken. Dokumentet skal inneholde planer for de ulike virksomhetsområdene (utdanning, forskning/kunstnerisk virksomhet, formidling) ved fakultetet. Planene utarbeides på grunnlag av kvalitative og kvantitative data som samles inn, bearbeides og ses i lys av hverandre (se mer om dette under neste overskrift).

For det andre skal denne prosessen lede frem til en strategisk personalplan. Denne planen skal omfatte både vitenskapelig og administrativt personale og den vil utgjøre grunnlaget for beslutninger om den fremtidige dimensjoneringen av de ulike studieprogrammene. Planen skal omfatte hele strategiperioden, det vil si fram til 2020, og den skal revideres årlig.

Beslutningsgrunnlag

For å utarbeide styringsdokumentet og den strategiske personalplanen trengs det et solid beslutningsgrunnlag. I januar og februar satte vi derfor i gang fire delprosjekter: Bærekraftig studieprogramportefølje, kvalitet i forskning og kunstnerisk virksomhet, administrative tjenester og seniorpolitikk.

Det er nedsatt arbeidsgrupper for de tre første delprosjektene. Delprosjekt 4 ledes av dekan og leder for HR-seksjonen. Diskusjonstemaene fra arbeidsgruppene har jevnlig blitt presentert i instituttledermøtet, kontorsjefmøtet og på de månedlige møtene med fagforeningene, LOSAM. Fakultetsstyret følger også prosessen tett. Det er også fakultetsstyret som skal vedta den strategiske personalplanen på sitt møte 19. juni 2014. Denne planen vil være et dynamisk dokument som oppdateres hvert år og slik også tar høyde for de endringer i stillingsbehov som kan skje både på studie- og på forskningssiden samtidig som den må ses i sammenheng med den årlige inntektsutviklingen til fakultetet.

Fakultetsstyret vil 19. juni få seg forelagt resultater fra alle de fire delprosjektene i tillegg til forslag til strategisk personalplan. De vedtakene som fakultetsstyret da fatter vil stake opp veien videre på alle områder av virksomheten og dermed legge grunnlaget for arbeidet fram mot vedtak om styringsdokument i november og vedtak om hovedtrekkene i revisjonen av studieplanporteføljen 2016−2017 som skal fattes våren 2015.

Nedbemanning via avgang

En knapp måned før fakultetsstyret skal vedta den strategiske personalplanen kan vi slå fast følgende: Ingen medarbeidere skal sies opp. Den nedbemanningen som er nødvendig innen enkelte fagområder, skal i stedet skje via avgang. Nedbemanningen omfatter også administrative stillinger.

Samtidig vil det være fagområder som er i vekst, og som vil trenge økning i antall stillinger. I personalplanen prøver vi å balansere behov for vekst mot behov for avgang. For å oppnå økonomisk handlingsrom må imidlertid det samlede antall stillinger reduseres slik at instituttene kan få midler til å dekke nødvendige driftskostnader samt de ansattes behov for reisemidler etc.

Klarer vi å øke inntektene, vil behovet for nedbemanning reduseres.

Økte inntekter

Fakultetet får en årlig bevilgning fra NTNU til drift av fakultetet. Ca. en tredjedel av denne bevilgningen består av resultatmidler knyttet til undervisning. Bedre resultater i form av økt antall avlagte studiepoeng og flere masterkandidater vil derfor gi økte inntekter for fakultetet.

Når det gjelder forskningsproduksjon, har resultatbevilgningen knyttet til avlagte doktorgrader størst betydning for fakultetets økonomi, deretter følger publisering.

Gjennom økt produksjon både innen forskning og undervisning øker altså fakultetets inntekter, og dermed reduseres behovet for å trekke inn stillinger ved avgang.

Fakultetet får også inntekter knyttet til eksternfinansierte prosjekter. Så godt som alle disse prosjektene er bidragsprosjekter – hvor fakultetet må inn med egenandeler. Slike prosjekter gir ikke reell inntektsøkning i øyeblikket. De er likevel viktige fordi de gir oss flere stipendiat- og post.doc-stillinger som i etterkant gir en økt andel resultatmidler gjennom NTNUs budsjettmodell.

Fra og med høsten 2014 skal vi ha fokus på undervisning og på oppfølging av studenter for å øke produksjon av studiepoeng og kandidater. Det vil fakultetet tjene på!