Strammere økonomi

Etter noen år med god økonomi, står vi foran en periode med strammere økonomiske rammer for virksomheten vår. Målet er at denne fasen skal vare så kort tid som mulig. I dette innlegget skal mye handle om hva som må til for at vi skal greie det. Men før vi kommer dit kan det være nyttig å se på hva som har ført oss dit vi er i dag.

Rammebetingelsene endrer seg

Det er utvilsomt morsommere å være dekan når økonomien er romslig enn stram. Etter at vi kom oss over den økonomiske kneika i 2014 og negative resultater ble snudd til positive, har vi bygd opp en solid reserve på ca. 26 millioner kroner på fakultetet. Den gode økonomien har gitt oss muligheter til å tilsette flere medarbeidere og å bruke mer midler på prosjekter som det har vært strategisk viktig for oss å satse på. Eksempler på dette er en lang rekke tiltak for å styrke den studentaktive læringen og oppstartmidler til utvikling av forskergrupper.

500- og 50-kronerssedler spredt utover

Foto: Norges Bank

Forberedt på strammere budsjettrammer

Det er flere grunner til at budsjettrammene nå blir strammere.

For det første ventes det liten vekst i bevilgningsrammene til NTNU og sektoren for øvrig for 2019 og 2020, og relativt stabilt nivå for resten av langtidsperioden. I stedet for økning i de økonomiske rammene tyder mye på at vi går strammere økonomiske tider i møte.

Den andre årsaken er knyttet til et vedtak fattet av NTNUs styre som innebærer at potten til strategi- og omstillingsformål på NTNU-nivå skal økes fra 13 til 15 prosent i perioden 2018-2021. Vårt fakultet høster godt av disse midlene. Vi har ni medarbeidere med på Stjerneprogrammet, og vi har fått penger til flere innovative utdanningsprosjekter og to Onsagerstillinger (Dave Kush på ISL og Francisco J. Beltran Tapia på IHS). Når denne potten økes, reduseres samtidig rammene til fakultetene.

For det tredje videreføres det såkalte avbyråkratiserings- og effektiviseringskuttet som Solberg-regjeringen innførte i 2015. Dette bidrar også til å redusere fakultetets økonomiske rammer. I 2019 belastes ikke dette trekket direkte fakultetene på NTNU, men i årene framover blir det trolig en årlig kostnad.

En fjerde grunn til at rammene våre blir trangere handler om vår egen virksomhet. Resultatbevilgningen utgjør ca. 40 prosent av bevilgningen vi får fra NTNU.  I 2016 var studiepoengproduksjonen svært høy (2738 årsenheter), mens produksjonen i 2017 viste en nedgang på 3,8 prosent. Pengene vi får for studiepoengproduksjonen utgjør en viktig del av vår økonomi, og derfor gir denne nedgangen utslag i bevilgningene våre selv om resultatene i 2017 var bedre enn det de var i 2015. Publiseringstallene for 2017 falt og dette innvirker også noe på økonomien vår. Det samme gjør det faktum at antall disputaser i de siste årene har vært lavere enn de var i 2014 og 2015.

Av disse grunnene er 2019-budsjettet om lag 12 millioner kroner svakere enn budsjettet for inneværende år. Det betyr at vi allerede til neste år vil merke at de økonomiske rammene våre er strammere. Hva gjør vi så med det? Før jeg gir noen svar på det, skal vi ta en omvei om den modellen vi henter inntekter fra.

Økt bevissthet om resultatene

I NTNUs budsjettmodell kommer altså om lag 40 prosent av fakultetets inntekter fra de resultatene vi skaper. Det betyr at det stilles krav om gode resultater for å få en tilstrekkelig finansiering av virksomheten. Det som gir størst utslag i bevilgningen, er studiepoengproduksjon og bidrags- og oppdragsinntekter (BOA). Studiepoengproduksjon er absolutt det som gir mest resultatmidler. Antall nye doktorgrader utgjør også et viktig grunnlag for den årlige resultatbevilgningen. Deretter kommer avlagte grader på bachelor og master (kandidater) og inn- og utreisende studenter.

Det betyr at dersom vi greier å få flere studenter igjennom studiene (uten å senke kvalitetskravene), lykkes med å vinne flere konkurranser om eksterne midler i Forskningsrådet og EU og øker antallet stipendiater som tar doktorgraden sin, vil økonomien bli bedre.

Tiltak vi jobber med

På studieområdet har det i løpet av de siste årene blitt igangsatt en rekke tiltak som har som mål å øke antall søkere, hindre frafall og øke den studentaktive læringen. To masterprogram har også blitt tilført ekstra ressurser som forsterket masterprogram. Vi forventer at alle disse tiltakene gir resultater og vil i nærmeste framtid evaluere alle de undervisningspilotene vi har satt i gang. Hensikten er å undersøke om noen tiltak har gitt bedre resultater enn andre og vurdere om disse kan spres til flere.

På forskningsområdet skal vi vurdere kvaliteten på doktorgradsutdanninga vår gjennom en periodisk evaluering og deretter rette opp de svakhetene som identifiseres i denne evalueringen. Vi vil dessuten fortsette med å etablere og videreutvikle grupper som styrker forskningsmiljøene våre og videreutvikle det systemet vi har for kvalitetssikring av søknader om eksternfinansiering.

I tillegg til dette, er vi i dialog med instituttene om hvordan ressursene våre kan brukes bedre på utvalgte områder. Vi stiller spørsmål ved om organiseringen er hensiktsmessig alle steder, eller om en med relativt enkle grep kan få til en mer hensiktsmessig arbeids- og kommunikasjonsflyt ved å organisere seg annerledes.

Fakultetsstyret har etterlyst en oversikt over bærekraften i det tilbudet og aktiviteten vi har når en ser studier, forskning og BOA under ett. En slik oversikt er i ferd med å bli utviklet for de ulike fagene og den vil bli avgjørende for hvor vi foreslår at fakultetsstyret innvilget nye stillinger på møtet i januar 2019. Lønn utgjør den absolutt største posten på fakultetets budsjett, og behovet for lønnsmidler må tilpasses midlene vil har til disposisjon.

Veien videre

Summa summarum: I tida som kommer må vi greie å ha to ting i hodet samtidig. Vi skal fortsette å gjøre det vi kan for å heve kvaliteten i det arbeidet vi gjør innen utdanning, forskning, kunstnerisk arbeid og formidling – samtidig som vi leter etter nye måter å bruke ressursene våre på en mer effektiv måte.

Dette er allerede viktige diskusjoner i fakultetets ledermøter. Etter hvert som vi nærmer oss beslutninger om strategisk personalplan, bør dette også diskuteres på institutt og i fagmiljøene. Jeg ønsker oss alle sammen lykke til i disse viktige diskusjonene!

– Anne Kristine

Trange tider

Det snakkes mye om fakultetets økonomi for tida. Det skyldes at den bevilgningen fakultetet får fra NTNU ikke lenger dekker fastlønn og andre kostnader. Det er flere grunner til at vi har havnet i denne situasjonen. Først og viktigst: Vi har færre studenter enn vi hadde tidligere, og de som er her tar også færre studiepoeng. Siden 2006 har antall studiepoeng ved fakultetet blitt redusert med 8,8 %. Antall fast ansatte har i samme periode økt med 31,6 %. Det har gitt flere faglige stillinger innen nye satsingsområder som blant annet lektorutdanningen, kulturminneforvaltning, musikkteknologi og dans. Noen midlertidig tilsatte har også fått rett til faste stillinger. Nye administrative stillinger har kommet i tilknytning til nye faglige tiltak som prosjektorientert master (POM), Choreomundus, Humstart og eksternfinansiert virksomhet.

Kostnader større enn inntekten

Fakultetet møtte nedgangen i studiepoengproduksjonen med å bygge opp femårig lektorutdanning. Hensikten var den aller beste. En forventet at dette skulle sikre bedre rekruttering. Så skjedde dessverre ikke; samtidig som antall studenter på lektormastertilbudene økte, falt studenttallet på andre fag. Dermed er vi like langt når det gjelder inntekter fra studiepoengproduksjonen. Ettersom lektormasteren er integrert i allerede eksisterende fagtilbud, fikk vi heller ikke økt basisbevilgningen (den faste delen av driftsbevilgningen), selv om vi måtte utvide staben i de fagområdene som har lektormaster.

I tillegg til lektormasteren har vi for det andre iverksatt faglige tiltak som skal gjøre studietilbudet vårt mer attraktivt for studentene og dermed bidra til å øke studiepoengproduksjonen (POM, Humstart). Vi innser at det tar tid før tiltak av denne typen virker, og vurderer nå hvorvidt Humstart skal videreføres og hvordan POM i sterkere grad kan forankres i fagmiljøene.

Flere av våre dyktige forskere har for det tredje lyktes med å få inn eksterne forskningsmidler. På tampen av fjoråret tikket det så å si daglig inn meldinger om at de hadde vunnet konkurransen om eksternfinansierte prosjekter. Det roper vi et høyt hurra for! Men, siden de alle fleste av disse er bidragsprosjekter, dvs. ikke er fullfinansierte, må fakultetet også legge inn egenandeler i disse prosjektene. Dette tærer på en allerede slunken «kasse».

Til sammen skaper dette en situasjon der aktiviteten, og dermed kostnadene, er større enn inntektene. Rektor og NTNUs styre har gitt tydeligere signal enn før om at slik kan det ikke fortsette. Søkertallene til våre studier for 2013/2014 gir dessverre ikke grunn til optimisme. På flere av våre studier fyller vi ikke kvoten på studieplasser vi har fått tildelt. Enda mer bekymringsfullt er det at antallet nye masterstudenter synker. Det er en viktig grunn til at våre prognoser for årene framover tyder på at fakultetet vil ha dårlig råd iallfall fram til 2017.

Manglende handlingsrom

Ikke bare har vi lite penger til den aktiviteten vi gjerne vil ha. Vi har heller ikke særlig handlingsrom. Lønnskostnadene til fast vitenskapelig ansatte utgjør i dag ca. 90 % av driftsbevilgningen til fakultetet. De resterende midlene skal dekke en lang rekke andre formål, som ekstern sensur, vedlikehold av utstyr, kopiering, reiser, annuum og strategiske tiltak. Med et så stort fastlønnsbudsjett er vi dessuten sårbare for endringer i inntekter fra år til år; vi få en «jo-jo-økonomi» der vi i svært liten grad kan planlegge tiltak på lengre sikt fordi handlingsrommet endrer seg sånn fra år til år. Mangel på handlingsrom gir oss heller ikke muligheter til å støtte alle de faglige ideene som det finnes så mange av i miljøet. Skal vi lykkes med å opprettholde, og også øke den gode faglige virksomheten vi har, må vi derfor skaffe oss mer handlingsrom.

Frys av stillinger og strategisk bemanningsplan

For å lykkes med det, må aktivitetsnivået reduseres noe. Spørsmålet er hvordan vi skal gjøre det på best mulig måte, og uten at kvaliteten på utdanning, forskning og kunstnerisk virksomhet forringes. For å redusere underskuddet i år har vi som første tiltak på kort sikt «frosset» flere av de stillingene (både faglige og administrative) som ble utlyst på vårparten, da de økonomiske prognosene så mye lysere ut enn de gjør nå. Dette har redusert underskuddet for 2013 med 4 millioner kroner (fra ca. 7 til 3 millioner kroner). De tilsettingsprosessene som nå er stoppet, skal «ligge på is» til den strategiske bemanningsplanen er vedtatt.

Fakultetets ledelse skal bruke tida framover til å utarbeide denne bemanningsplanen. Med utgangspunkt i studiepoengproduksjon, forskningsaktivitet og kunstnerisk virksomhet, skal denne gi oss et grunnlag for å vurdere hvor vi har størst potensial for å styrke aktiviteten og hvor den kan reduseres. Denne planen skal utarbeides i samarbeid med instituttlederne og i tråd med prinsippene om medvirkning. Planen skal legges fram for fakultetsstyret i juni 2014.